Como dar um feedback para um funcionário?

Aquela hora de falar sobre um assunto delicado com teu colega ou liderado é complicada, eu sei. O fato é que você diariamente tem, ou deveria ter, papos muito delicados com alguém. No trabalho ou em casa, sempre rola aquele momento de adrenalina alta, quando o assunto é algo que gera discordância ou desconforto. Vamos chamar esse papo de CONVERSA CRUCIAL.

Estes momentos são muito importantes porque é a chance que você tem de conseguir aquilo que deseja, mudar algo que te incomoda ou até mesmo atingir uma determinada meta.

Para te ajudar a entender a temática, entre as conversas cruciais, posso destacar as seguintes:

  • Como pedir aumento de salário
  • Como pedir promoção
  • Como acabar o namoro
  • Como criticar seu chefe
  • Como falar que seu colega de trabalho tem bafo
  • Como criticar seu funcionário
  • Como criticar seu colega de trabalho
  • Como dar feedback

Se você está vivendo um momento que exige uma CONVERSA CRUCIAL, fique comigo que eu vou te ajudar a se preparar para ela.

Tudo começa no sentimento

Se você tá puto da vida ou desconfortável com uma situação e quer resolvê-la , tudo que você não deve fazer é recorrer à violência ou ao silêncio.

Eu sei que algumas situações fazem seu corpo ficar inundado de adrenalina e quando você está assim, você quer socar quem te dá bom dia na rua. Calma! Existe uma forma de você recobrar sua sanidade mental e serenidade. Elas serão fundamentais para que você se prepare para a CONVERSA CRUCIAL.

Como se não bastasse a violência, tem aquele momento que você escolhe se calar, não é ?

O que me preocupa não é o grito dos maus. É o silêncio dos bons. — Martin Luther King

Você acha mesmo que alguém muda alguma coisa com o silêncio? (Ao escrever este post, testei meu questionamento com algumas pessoas. Uma delas me falou que na história da humanidade alguém mudou…tô esperando para saber mais sobre o assunto, fique à vontade para participar do papo nos comentários.).

O silêncio ou a violência, definitivamente são as piores escolhas a serem feitas quando o assunto é uma CONVERSA CRUCIAL.

Por que você está se sentindo assim?

Garotinha fazendo o gesto de não sei

Todo o sentimento tem uma origem. Se você está triste ou chateado com algo é preciso tomar uma ação, e como vimos, o silêncio e a violência não é uma boa opção.

Neste caso, você terá de voltar ao seu eixo, antes de buscar algum resultado.

Você precisará acalmar seu coração.

Como se acalmar?

Na maioria das vezes, você fica chateado e transtornado com situações que estão fora do seu controle. Mesmo sabendo disso, você fica nervoso. Para que você possa voltar ao normal e ter condições de buscar a resolução daquilo que está te incomodando, você precisa refletir se não está dando uma de vítima, de desamparado ou tornando os outros vilões.

Vou explicar cada um dos três pontos…

Pense se você não está se vitimizando

Toda situação que envolve pessoas, possui uma variedade de fatos sob mais de uma visão. Pense sobre um crime! Pensou? Até mesmo ao acusado, é dado o benefício da dúvida. É necessário que ele seja julgado, condenado ou absolvido.

Faça o mesmo com o seu pensamento. Duvide dele sempre, neste caso, ele é o acusado! Principalmente se ele estiver fazendo com que você se sinta vitima de algo.

Avalie a história que você está contando para si. Será que é isso mesmo? Será que você também não tem uma parcela considerável de contribuição para os acontecimentos? Às vezes, esta pequena reflexão já te tira de vitima e te coloca como ator da situação. Ao se ver como ator, você pode até continuar desconfortável, mas terá obtido a “calma” necessária para abordar o assunto com a pessoa ou pessoas necessárias.

Eis a natureza humana em ação, o culpado culpando todos menos a si mesmo. — Dale Carnegie

Pense se você não está dando uma de incapaz

Outro comportamento que pode te fazer pirar é o sentimento de incapacidade. Observe que você é um ser que anda, respira e se mexe. Você tem o poder da ação. Logo, se você se convence de que é incapaz de fazer algo sobre a situação que te incomoda, você jamais atingirá a calma necessária para planejar as ações que deverá tomar.

Pessoas que são boas em arranjar desculpas raramente são boas em qualquer outra coisa. — Benjamin Franklin

Pense se você não está tornando as outras pessoas os vilões da história

Para justificar a história que sua mente inventou para você, você pode transformar pessoas em vilões. Para desfazer isso é quase impossível. Nós categorizamos as pessoas, invariavelmente. Para justificar a categoria escolhida para aquele indivíduo, você conta histórias para si mesmo e reconta ela inúmeras vezes. Estas histórias podem não ser reais e aquele ser que você demoniza pode ser seu maior parceiro para a ação. Novamente, se dê o benefício da dúvida. Se questione.

As convicções são inimigas da verdade, bem mais perigosas que as mentiras. — Friedrich Nietzsche

Avaliou se você não está se fazendo de vítima, desamparado ou transformado os outros em vilões?

Encontrou a calma para partir para a ação? Então vamos lá…

Como se preparar para uma conversa crucial

Se o assunto é um bate papo delicado sobre uma questão que você quer resolver, será necessário preparar tudo para este momento.

Agora que você se acalmou é hora de colocar no papel o seu coração.

O que, por quê e para quê você quer resolver aquela situação? Se você conseguir escrever sobre isso, você materializou seu propósito. Agora é hora de chamar as outras pessoas para o diálogo.

Preparando o ambiente para o papo

Se você vai querer resolver um assunto delicado, prepare bem o ambiente escolhido. Use e abuse das técnicas que vou compartilhar contigo aqui. Mas cuidado! Técnica nenhuma substitui a verdade que está dentro de seu coração, afinal, tudo o que você falar será pesado de acordo com seu caráter e reputação perante as outras pessoas.

Técnica não faz mágica, apenas é ferramenta para você transmitir melhor a ideia. Afinal, tudo vai começar pelo propósito da conversa que você puxou.

Fazer um checkin com as pessoas envolvidas

O papo vai ser delicado. Então, nada mais justo do que sondar como a pessoa envolvida nele está se sentindo momentos antes da conversa. “Tudo começa no sentimento!”

Colocando todo mundo na mesma página

Hora de começar o papo. O que você quer é resultado, nada mais. Você já refletiu sobre a questão que irá abordar e está no seu eixo, está calmo. Sendo assim, você precisa contextualizar as pessoas ou pessoa sobre o porquê você está ali.

É muito importante que após a contextualização, você apresente seus sentimentos, pois eles foram molas propulsoras para sua ação.

Sentimento não se julga e é extremamente verdadeiro, quando você o coloca na mesa. Começar pelo coração é sempre uma boa pedida.

O propósito da conversa

É chegada a hora. Você está ali, de frente com a pessoa que pode te ajudar a resolver o problema em questão. Como você vai iniciar e terminar o assunto?

Para lhe ajudar eu recomendo 3 “ferramentas” misturadas. O feedback WRAP, STATE e uma pegada de DESIGN THINKING.

Feedback WRAP

Diferente daquele feedback sanduiche que os chefes costumam dar, onde vem um elogio, uma lapada e um fechamento com outro elogio. O feeback WRAP busca ter todo o teor misturado de forma harmônica, sincera e objetiva.

feedback WRAP é uma técnica de feedback do Management 3.0 que consiste em 4 passos:

Descrever seu contexto (passo 1) — entre um pouco mais nos detalhes, pois o objetivo aqui é a pessoa entender por quê está ali e como você chegou até aquele momento.

Ex.: “João, ontem tivemos uma sessão de Design thinking e lá observei algumas coisas que não poderia deixar de compartilhar com você…”

Expressar suas emoções (passo 2) — Falei e repito. Nada melhor do que colocar o que você sente na mesa. Na técnica do WRAP isso também rola.

Ex.: “João, senti que do meio da dinâmica você ficou incomodado com alguns assuntos que estavam emergindo e até fez com que a dinâmica se perdesse em parte.”

Listar suas observações (passo 3) — As observações que você fez entram após você ter compartilhado o que sentiu.

Ex. “Observei que nesse ponto algumas pessoas se calaram e outras começaram a debater sobre temas que não eram o foco da dinâmica.”

Ordendar por valor (passo 4)— Nessa hora é importante você compartilhar o que tem mais valor para você. Desta forma a pessoa pode entender a sua busca e neste entendimento, passar a colaborar.

Ex.: “João, o mais valioso em uma dinâmica como aquela é a integração da equipe, mistura de skills, descontração, coleta de insights e estímulo da criatividade. Talvez nem usássemos as ideias que rolou. Mas o momento em si, de criar, já era valoroso por si só.”

Terminar com sugestões — Agora é hora de fechar o arco da conversa com sugestões. Ideias práticas que podem fazer com que aquela situação não ocorra mais.

Ex.: “João, sugiro que da próxima vez você não fale algo que corte a imaginação da galera. Frases do tipo: -Isso é viagem.-Não vai dar certo, -Isso é caro,-Não quero que você se frustre.” devem ser evitadas ao máximo. Assim, embarque na dinâmica, curta o momento e relaxe mesmo!

Você contextualizou João, falou sobre o que você sente, listou suas observações, ordenou o que tem mais valor para você e terminou com sugestões. Foi lindo! Você disse tudo que tinha para dizer de uma forma eficiente.

É isso, feedback WRAP dado para João!

O STATE

Capa do Livro CRUCIAL CONVERSATIONS (versão português)

STATE é mencionado no livro CRUCIAL CONVERSATIONS — Tools for talking when stakes are high.

STATE é um acrônimo para:

Share your facts — Compartilhe seus fatos, afinal , é a melhor forma de não ter contra-argumentos.

Tell your story — Conte sua história, pois ela ajuda muito a contextualizar todos os envolvidos.

Ask for other paths — Pergunte sobre os fatos e história que as outras pessoas tem para compartilhar. Convide-os a se expor também.

Talk tentatively — Suavize suas indagações. Não seja enfático para não correr o risco de parecer ameaçador. Você está em busca de resolver a questão e não trucidar os outros. Use e abuse de provocações como : “É impressão minha ou…?”, “Estava pensando comigo…”, “Na minha opinião…”

Encourage testing — Convide ideias contrárias. Aqui você vai dar uma de “advogado do Diabo”. Vai sabatinar sua própria ideia. Lembre-se! O objetivo é chamar as pessoas para a “dança”, para o propósito do papo.

Agora que você conhece a técnica do Feedback WRAP e o STATE, que tal temperar o papo com Design Thinking?

Leve canetas e post-its coloridos para o bate-papo, quando sentir que a pessoa ou o grupo que você irá abordar vão aceitar de boa escrever e interagir com os post-its, caso contrário, vá com o STATE e o feedback WRAP na mente e pule para a conclusão deste texto!

Continuando com o Design Thinking…

Estruture sua narrativa desenhando símbolos que representem os tópicos que você irá abordar. Na última que eu fiz, utilizei um olho para representar as observações, desenhei em um post-it grande e colei em uma mesa que ficou no meio da sala com as pessoas em volta.

Ao lado do olho desenhei um coração para representar o que sentimos, e por fim, desenhei uma engrenagem para representar a coluna das soluções propostas.

Explique que as pessoas estão ali para uma sessão de Brainstorm (e desabafo…hehe) e que nenhuma , eu escrevi NENHUMA, ideia deve ser descartada ou contestada, por mais absurda que pareça.

Nesta hora você vai facilitar o papo distribuindo canetas e post-its para todo mundo e após a contextualização sobre o assunto que te levou até ali com aquelas pessoas , vai colocar tudo o que você observou , escrevendo tópicos em post-its menores e colando abaixo do olho. Convide todos a fazerem o mesmo.

Feito isso, parta para a coluna do sentimento. Desenhe um coração ou algo que simbolize o sentimento para o grupo e mande ver. Deixe a galera livre para colocar as idéias.

Por fim, parta para a coluna das soluções e reforce que as pessoas podem viajar nas ideias, literalmente. Não é hora de julgar viabilidade ou custo. Simplesmente deixe a imaginação guiar todos.

Pronto! Você tem na sua frente a materialização da Ideia Coletiva. Um apanhado de ideias consistente e rico. Construído de forma colaborativa e segura. Essa é a magia do Design thinking.

CONCLUSÃO

Dizer coisas difíceis para outra pessoa não é a tarefa mais fácil do mundo. Por isso, as pessoas que conseguem fazer isso com maestria se destacam. É no feedback bem dado que construimos a relação com nossos pares. No trabalho ou em casa, esta relação, se bem cuidada, tende a dar ótimos resultados.

Na hora de tocar naquele assunto delicado, lembre-se do WRAP, do STATE e se quiser deixar mais leve ainda o papo, use e abuse de algumas técnicas de DESIGN THINK, quebrando o gelo e convidado todos a participarem do significado daquele papo.

O respeito, a ética e a verdade, irão te encorajar a falar o que ninguém mais tem coragem de dizer e este comportamento trará resultados ainda mais positivos para você.

E aí, você já usou ou pretende usar alguma técnica que mencionei aqui?

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